Modelo de Ofício

O ofício é um tipo de documento onde alguém leva ao conhecimento de outrem determinado fato, podendo ser meramente informativo ou para pedir providências a respeito do assunto.

Ele pode ser feito por pessoas físicas ou jurídicas, e normalmente serve para encaminhar um assunto em órgãos públicos ou até mesmo para outras pessoas e entidades privadas.

Neste artigo, vamos entender como elaborar um ofício - um dos documentos de maior importância na comunicação formal no direito civil.

O que é um ofício?

O ofício é um documento formal onde é levado ao conhecimento de alguém determinada situações, sendo solicitadas informações ou providências a respeito.

Trata-se de um documento formal, podendo inclusive ser enviado por cartório de títulos e documentos, sendo muitas vezes uma etapa anterior à propositura de uma ação judicial.

Muitas vezes, o ofício é também chamado de notificação, podendo ser considerados sinônimos.

Para que serve um ofício?

Por meio do ofício, pessoas e empresas podem postular seus direitos administrativamente, perante órgãos públicos ou outras instituições da organizações privadas.

Os ofícios podem servir para diversos fins, por exemplo:

• Notificar sobre o descumprimento de um contrato;

• Denunciar uma irregularidade;

• Solicitar documentos e informações (ofício de solicitação);

• Requerer que seja cessada determinada atividade;

• Cobrar o cumprimento de obrigações ou de dívidas, etc.

Como se faz um ofício?

Embora não haja uma norma padrão sobre a elaboração de ofício, a prática do dia a dia nos indica que existem elementos essenciais na elaboração dos ofícios, a saber:

• Endereçamento;

• Individualização do ofício;

• Local e data;

• Conteúdo;

• Encaminhamento, requerimento e solicitações;

• Informações para resposta;

• Assinatura.

A presença de tais elementos no documento permite que o ofício seja compreendido e respondido de forma adequada, possibilitando então o cumprimento de suas funções.

Além disso, embora não existam normas técnica a respeito da elaboração de um ofício, é preciso lembrar de:

• Se for endereçado a pessoa ou autoridade que resida no Brasil, deve seguir a língua portuguesa;

• Deve utilizar uma linguagem formal e respeitosa - evite o uso de qualquer palavra de baixo calão, gírias, etc.

• Deve ser enviado por algum meio que possa assegurar seu recebimento pelo destinatário.

Endereçamento

O primeiro elemento essencial em um ofício é o endereçamento, ou seja, a indicação precisa sobre a quem ele é direcionado.

Se a uma pessoa física, deve constar seu nome completo, se em um órgão público, indicar a repartição específica à qual ele é destinado, bem como o cargo da pessoa que deverá recebê-lo.

É possível, ainda, que o ofício seja encaminhado com cópia a outras autoridades, o que deve ser indicado já no endereçamento (é o que ocorre quando há a sigla C/C anda do nome).

O problema aqui é encaminhar o ofício a quem não é responsável ou competente para tratar do assunto - tornando-o inútil e esquecido.

Individualização do Ofício

É bastante comum vermos nos ofícios a indicação de número/ano, ou ainda o uso de siglas.

A importância de tais códigos está na individualização do documento dentro das estruturas das entidades, tornando mais fácil seu rastreamento.

Em organizações mais complexas, isso auxilia no conhecimento do gênero do documento, facilitando seu controle, do protocolo à resposta às comunicações internas.

Ao âmbito do da Administração Pública e em grandes organizações privadas, é bastante comum vermos essa estrutura de controle.

Em alguns casos, a individualização do ofício é feito com a indicação de seu tema no campo de referência, inserido logo após o encaminhamento.

Local e Data

A indicação de local e data no ofício são fundamentais para saber seu lugar no tempo - além de servir como uma forma de individualização.

Conteúdo

O conteúdo do ofício é uma das partes mais importantes de sua estrutura, pois é de fato o texto que traz a situação objeto, com a indicação de contratos, cláusulas, problemas, ofícios anteriores, etc.

O teor do ofício é a parte onde o requerente traz o conjunto de problemas que ensejaram a notificação - e, embora seja recomendado que ele seja direto e objetivo, ele não pode ser simples ao ponto de comprometer a comunicação e se tornar ineficaz.

A diferença de um bom ofício está justamente na capacidade de trazer, com objetividade, a situação problema - para isso, recomendamos o uso de tópicos, e a abordagem de forma cronológica, facilitando sua compreensão e atendimento dos requerimentos.

Se for um ofício de solicitação, é importante indicar a base legal do que está sendo solicitado.

Encaminhamentos e Requerimentos

Já na parte final, deve ser inserindo um campo com os objetivos do ofício.

É nesta parte que devem constar os requerimentos, ou seja, aquilo que se pretende ver atendido em função do ofício.

Aqui, também é possível indicar um prazo para que o ofício seja respondido, sob pena de legitimar o requerente a buscar seus direitos perante o Poder Judiciário.

Informações para Resposta

O ofício deve indicar como a resposta deve ser encaminhada - se para algum e-mail, setor ou pessoa em particular.

Assinatura

Por fim, algo que não pode ser esquecido é a assinatura do ofício.

Se ele for enviado por uma empresa, é preciso comprovar que quem assina tem poderes para tal.

Atualmente, é possível a utilização da assinatura eletrônica, a exemplo do Gov.Br.

Como enviar um ofício

O ofício pode ser enviado de diversas formas, sendo importante garantir o recebimento da correspondência, física ou eletrônica, pelo destinatário.

Assim, ele pode ser feito pelos correios, por e-mail ou whatsapp, e, ainda, via cartório de títulos e documentos - meio utilizado para dar maior formalidade ao ato da notificação.

Se for utilizado e-mail, whatsapp ou qualquer outro sistema eletrônico, é importante que este meio seja indicado em um eventual contrato entre as partes, ou seja de algum forma definido ou já utilizado em outras notificações.

Sendo pelos correios, o ideal é contratar o serviço de carta com aviso de recebimento - para garantir que o documento foi entregue de forma correta.

Caso seja destinado a órgãos públicos, o mais comum é que seja feito o protocolo do ofício diretamente nas repartições públicas.

Modelos de Ofício

Modelo Padrão - Ofício - obrigação de fazer.

Modelo de ofício de convocação para arbitragem.

Modelo de ofício em licitação.

Modelo de ofício para desconto de pensão alimentícia.

Modelo de ofício em concurso público.

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