Modelo de Ofício

O ofício é um instrumento escrito pelo qual se comunica a outrem um determinado fato, seja para informar ou para solicitar providências relacionadas ao tema.

Pode ser emitido por indivíduos ou entidades, sendo comumente utilizado para encaminhar demandas a órgãos públicos ou a pessoas e organizações privadas.

Neste guia, veremos como elaborar um ofício—um dos documentos mais relevantes na comunicação formal do direito civil.

O que é um ofício?

O ofício é um tipo de documento de caráter formal destinado a comunicar situações específicas, solicitando informações ou requerendo providências.

Esse instrumento pode ainda ser registrado em cartório de títulos e documentos, atuando frequentemente como etapa prévia à iniciativa de medida judicial.

Em várias ocasiões, o ofício é denominado notificação, sendo ambos termos usados como equivalentes.

Qual a finalidade de um ofício?

Por meio do ofício, indivíduos e empresas defendem seus direitos administrativamente junto a órgãos públicos ou instituições privadas.Os ofícios podem servir para diversos fins, por exemplo:

• Notificar sobre o descumprimento de um contrato;

• Denunciar uma irregularidade;

• Solicitar documentos e informações (ofício de solicitação);

• Requerer que seja cessada determinada atividade;

• Cobrar o cumprimento de obrigações ou de dívidas, etc.

Como se faz um ofício?

Apesar da inexistência de norma única, a experiência prática aponta elementos essenciais na confecção de um ofício, a saber:

• Endereçamento;

• Individualização do ofício;

• Local e data;

• Conteúdo;

• Encaminhamento, requerimento e solicitações;

• Informações para resposta;

• Assinatura.

A inclusão desses itens garante que o ofício seja interpretado e respondido corretamente, assegurando o alcance de seus objetivos.

Ademais, mesmo sem padronização técnica, é importante observar:

• Se for endereçado a pessoa ou autoridade que resida no Brasil, deve seguir a língua portuguesa;

• Deve utilizar uma linguagem formal e respeitosa - evite o uso de qualquer palavra de baixo calão, gírias, etc.

• Deve ser enviado por algum meio que possa assegurar seu recebimento pelo destinatário.

Endereçamento

O endereçamento é o primeiro item crucial, consistindo na identificação exata do destinatário.

A destinatários físicos deve constar o nome completo; a órgãos oficiais, mencione a unidade específica e o cargo do responsável pelo recebimento.

Quando for remetido com cópias a outras autoridades, acrescente a sigla C/C ao lado do nome.

Encaminhá-lo a quem não detenha competência sobre o tema torna o documento inócuo e suscetível a esquecimento.

Individualização do Ofício

É usual atribuir numeração (número/ano) ou empregar siglas para referência.

Esses códigos individualizam o documento nas organizações, facilitando seu rastreamento interno.

Em estruturas maiores, isso ajuda a identificar o tipo de correspondência, otimizando o controle desde o protocolo até a resposta.

Na Administração Pública e em grandes empresas privadas, esse formato de controle é frequentemente adotado.

Em certas entidades, a referência ao tema aparece em campo específico logo após o cabeçalho.

Local e Data

Registrar local e data é essencial para situar o documento temporalmente e contribuir para sua identificação.

Conteúdo

O corpo do ofício é a seção central, expondo o caso em questão: contratos, cláusulas, incidentes, comunicações prévias etc.

O teor descreve as questões que motivam a notificação; deve ser conciso e objetivo, mas suficientemente detalhado para não prejudicar a clareza.

Um ofício eficaz apresenta a situação problema de modo organizado: por tópicos e em ordem cronológica, promovendo melhor entendimento e atendimento - dando base, inclusive, para seu cumprimento.

Em ofícios de solicitação, cite a fundamentação legal do pedido.

Encaminhamentos e Requerimentos

Na parte conclusiva, inclua seção com os objetivos do ofício.

É aí que figuram os requerimentos, ou seja, as providências esperadas pelo autor.

Também pode-se estipular prazo para resposta, sob pena de autorizar o autor a recorrer ao Judiciário.

Informações para Resposta

O documento deve especificar o canal de retorno: e-mail, setor ou contato responsável.

Qualificação e Assinatura

Por fim, não se deve omitir a assinatura no ofício - nem tampouco a qualificação do emitente do ofício.

Quando expedido por organização, é necessário demonstrar poderes do subscritor.

Hoje em dia, admite-se assinatura eletrônica, como a certificação digital governamental.

Como enviar um ofício

O ofício admite múltiplos meios de envio, devendo-se assegurar a efetiva entrega, seja física ou digital.

Pode ser remetido pelos correios, por e-mail ou WhatsApp, ou mesmo registrado em cartório de títulos e documentos para maior formalidade.

Em caso de uso de e-mail, WhatsApp ou outra plataforma eletrônica, convém que esse canal esteja previsto em contrato ou em notificações anteriores.

No envio postal, recomenda-se carta com aviso de recebimento para comprovar a entrega adequada.

Para destinatários do serviço público, o procedimento usual é o protocolo direto nas unidades administrativas.

Dúvidas comuns sobre um ofício

O que é um ofício e qual é o termo correto?

É um documento de comunicação formal; nomenclatura consagrada.

Como o ofício é definido como documento oficial?

Reconhecido pelo caráter oficial em comunicação institucional.

Como oficializar o ofício, atendendo ao caráter formal e às formalidades exigidas?

Adotar modelo padronizado e assinatura autorizada.

Qual a diferença entre ofício e memorando?

Ofício objetiva comunicação externa; memorando é interno.

Em que situações se usa memorando ou ofício?

Órgãos do governo preferem ofício; memorando para setor privado.

Como a comunicação interna difere da correspondência oficial da organização?

Comunicação interna privilegia linguagem clara e informal.

Quais são os elementos essenciais de um ofício?

Cabeçalho, destinatário, assunto, corpo e assinatura.

Como indicar órgão, número e data?

Indica-se órgão e sua hierarquia, número sequencial e data.

Como fazer a qualificação do remetente, destinatário e público?

Descreve-se qualificação completa de remetente, destinatário e público.

Como elaborar e redigir um ofício efetivo?

Redação com clareza e estrutura lógica.

Quais passos para a elaboração de um ofício?

Definir intuito, coletar dados, redigir e revisar.

Como controlar e estruturar a redação?

Use tópicos alinhados à finalidade e parágrafos concisos.

Como organizar assunto e necessidade no texto?

Cabeçalho indica assunto e necessidade; adicione anexo.

Como solicitar e comunicar informações?

Use pedido claro e mencione legislação federal aplicável.

Como solicitar formalmente algo por meio do ofício?

É emitido com vocativo, texto de pedido e fechamento formal.

Como comunicar atos e efetivar solicitações?

Expresse ação desejada e prazos claros.

Como registrar e manter controle efetivo (ofício recebido e emitido)?

Arquive cópias, registre protocolos e acompanhe status.

Como enviar e garantir o recebimento?

Envie via protocolo ou correio com aviso para comprovar recebido.

Quais formas de envio pelo correio e entrega do documento?

Sedex, AR, portador ou protocolo interno.

Como realizar a notificação do teor do ofício e certificar o recebimento?

Solicite AR e registre protocolo do correio.

Como comprovar a ciência do oficiado?

Use confirmação escrita ou recibo assinado.

Modelos de Ofício

Modelo Padrão - Ofício - obrigação de fazer.

Modelo de ofício de convocação para arbitragem.

Modelo-de-oficio em licitação.

Modelo de ofício para desconto de pensão alimentícia.

Modelo de ofício em concurso público.

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