Modelo de Ofício
Atualizado 07 Abr 2026
5 min. leitura
O ofício é um instrumento escrito pelo qual se comunica a outrem um determinado fato, seja para informar ou para solicitar providências relacionadas ao tema.
Pode ser emitido por indivíduos ou entidades, sendo comumente utilizado para encaminhar demandas a órgãos públicos ou a pessoas e organizações privadas.
Neste guia, veremos como elaborar um ofício—um dos documentos mais relevantes na comunicação formal do direito civil.
O que é um ofício?
O ofício é um tipo de documento de caráter formal destinado a comunicar situações específicas, solicitando informações ou requerendo providências.
Esse instrumento pode ainda ser registrado em cartório de títulos e documentos, atuando frequentemente como etapa prévia à iniciativa de medida judicial.
Em várias ocasiões, o ofício é denominado notificação, sendo ambos termos usados como equivalentes.
Qual a finalidade de um ofício?
Por meio do ofício, indivíduos e empresas defendem seus direitos administrativamente junto a órgãos públicos ou instituições privadas.Os ofícios podem servir para diversos fins, por exemplo:
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Notificar sobre o descumprimento de um contrato;
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Denunciar uma irregularidade;
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Solicitar documentos e informações (ofício de solicitação);
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Requerer que seja cessada determinada atividade;
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Cobrar o cumprimento de obrigações ou de dívidas, etc.
Como se faz um ofício?
Apesar da inexistência de norma única, a experiência prática aponta elementos essenciais na confecção de um ofício, a saber:
-
Endereçamento;
-
Individualização do ofício;
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Local e data;
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Conteúdo;
-
Encaminhamento, requerimento e solicitações;
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Informações para resposta;
-
Assinatura.
A inclusão desses itens garante que o ofício seja interpretado e respondido corretamente, assegurando o alcance de seus objetivos.
Ademais, mesmo sem padronização técnica, é importante observar:
-
Se for endereçado a pessoa ou autoridade que resida no Brasil, deve seguir a língua portuguesa;
-
Deve utilizar uma linguagem formal e respeitosa - evite o uso de qualquer palavra de baixo calão, gírias, etc.
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Deve ser enviado por algum meio que possa assegurar seu recebimento pelo destinatário.
Endereçamento
O endereçamento é o primeiro item crucial, consistindo na identificação exata do destinatário.
A destinatários físicos deve constar o nome completo; a órgãos oficiais, mencione a unidade específica e o cargo do responsável pelo recebimento.
Quando for remetido com cópias a outras autoridades, acrescente a sigla C/C ao lado do nome.
Encaminhá-lo a quem não detenha competência sobre o tema torna o documento inócuo e suscetível a esquecimento.
Individualização do Ofício
É usual atribuir numeração (número/ano) ou empregar siglas para referência.
Esses códigos individualizam o documento nas organizações, facilitando seu rastreamento interno.
Em estruturas maiores, isso ajuda a identificar o tipo de correspondência, otimizando o controle desde o protocolo até a resposta.
Na Administração Pública e em grandes empresas privadas, esse formato de controle é frequentemente adotado.
Em certas entidades, a referência ao tema aparece em campo específico logo após o cabeçalho.
Local e Data
Registrar local e data é essencial para situar o documento temporalmente e contribuir para sua identificação.
Conteúdo
O corpo do ofício é a seção central, expondo o caso em questão: contratos, cláusulas, incidentes, comunicações prévias etc.
O teor descreve as questões que motivam a notificação; deve ser conciso e objetivo, mas suficientemente detalhado para não prejudicar a clareza.
Um ofício eficaz apresenta a situação problema de modo organizado: por tópicos e em ordem cronológica, promovendo melhor entendimento e atendimento - dando base, inclusive, para seu cumprimento.
Em ofícios de solicitação, cite a fundamentação legal do pedido.
Encaminhamentos e Requerimentos
Na parte conclusiva, inclua seção com os objetivos do ofício.
É aí que figuram os requerimentos, ou seja, as providências esperadas pelo autor.
Também pode-se estipular prazo para resposta, sob pena de autorizar o autor a recorrer ao Judiciário.
Informações para Resposta
O documento deve especificar o canal de retorno: e-mail, setor ou contato responsável.
Qualificação e Assinatura
Por fim, não se deve omitir a assinatura no ofício - nem tampouco a qualificação do emitente do ofício.
Quando expedido por organização, é necessário demonstrar poderes do subscritor.
Hoje em dia, admite-se assinatura eletrônica, como a certificação digital governamental.
Como enviar um ofício
O ofício admite múltiplos meios de envio, devendo-se assegurar a efetiva entrega, seja física ou digital.
Pode ser remetido pelos correios, por e-mail ou WhatsApp, ou mesmo registrado em cartório de títulos e documentos para maior formalidade.
Em caso de uso de e-mail, WhatsApp ou outra plataforma eletrônica, convém que esse canal esteja previsto em contrato ou em notificações anteriores.
No envio postal, recomenda-se carta com aviso de recebimento para comprovar a entrega adequada.
Para destinatários do serviço público, o procedimento usual é o protocolo direto nas unidades administrativas.
Dúvidas comuns sobre um ofício
O que é um ofício e qual é o termo correto?
É um documento de comunicação formal; nomenclatura consagrada.
Como o ofício é definido como documento oficial?
Reconhecido pelo caráter oficial em comunicação institucional.
Como oficializar o ofício, atendendo ao caráter formal e às formalidades exigidas?
Adotar modelo padronizado e assinatura autorizada.
Qual a diferença entre ofício e memorando?
Ofício objetiva comunicação externa; memorando é interno.
Em que situações se usa memorando ou ofício?
Órgãos do governo preferem ofício; memorando para setor privado.
Como a comunicação interna difere da correspondência oficial da organização?
Comunicação interna privilegia linguagem clara e informal.
Quais são os elementos essenciais de um ofício?
Cabeçalho, destinatário, assunto, corpo e assinatura.
Como indicar órgão, número e data?
Indica-se órgão e sua hierarquia, número sequencial e data.
Como fazer a qualificação do remetente, destinatário e público?
Descreve-se qualificação completa de remetente, destinatário e público.
Como elaborar e redigir um ofício efetivo?
Redação com clareza e estrutura lógica.
Quais passos para a elaboração de um ofício?
Definir intuito, coletar dados, redigir e revisar.
Como controlar e estruturar a redação?
Use tópicos alinhados à finalidade e parágrafos concisos.
Como organizar assunto e necessidade no texto?
Cabeçalho indica assunto e necessidade; adicione anexo.
Como solicitar e comunicar informações?
Use pedido claro e mencione legislação federal aplicável.
Como solicitar formalmente algo por meio do ofício?
É emitido com vocativo, texto de pedido e fechamento formal.
Como comunicar atos e efetivar solicitações?
Expresse ação desejada e prazos claros.
Como registrar e manter controle efetivo (ofício recebido e emitido)?
Arquive cópias, registre protocolos e acompanhe status.
Como enviar e garantir o recebimento?
Envie via protocolo ou correio com aviso para comprovar recebido.
Quais formas de envio pelo correio e entrega do documento?
Sedex, AR, portador ou protocolo interno.
Como realizar a notificação do teor do ofício e certificar o recebimento?
Solicite AR e registre protocolo do correio.
Como comprovar a ciência do oficiado?
Use confirmação escrita ou recibo assinado.
Tudo o que você precisa saber para elaborar um ofício
O que é um ofício?
O ofício é um documento formal utilizado para comunicar fatos, solicitar providências, encaminhar demandas ou requerer informações a órgãos públicos, instituições privadas ou pessoas determinadas.
Qual é a finalidade de um ofício?
A finalidade do ofício é formalizar uma comunicação escrita com conteúdo objetivo e verificável, especialmente para informar, solicitar, notificar ou cobrar providências relacionadas a determinado assunto.
Quem pode emitir um ofício?
O ofício pode ser emitido por pessoas físicas, empresas, advogados, instituições privadas e órgãos públicos, desde que haja interesse legítimo na comunicação formal do fato ou do pedido.
Ofício e notificação são a mesma coisa?
Em muitos contextos, os termos são usados de forma equivalente, especialmente quando o documento tem caráter formal e busca dar ciência ao destinatário sobre determinado fato ou exigência.
Qual é a diferença entre ofício e memorando?
Em regra, o ofício é usado para comunicação externa, enquanto o memorando costuma ser utilizado na comunicação interna de uma organização.
O que deve constar em um ofício?
Um ofício bem elaborado costuma conter endereçamento, individualização do documento, local e data, exposição dos fatos, requerimentos ou encaminhamentos, indicação do canal de resposta, qualificação do emitente e assinatura.
Como fazer um ofício?
Para elaborar um ofício, é importante identificar corretamente o destinatário, organizar o texto com clareza, expor os fatos de forma objetiva, formular o pedido de maneira precisa e finalizar com assinatura e dados para resposta.
Como deve ser o endereçamento de um ofício?
O endereçamento deve indicar com precisão o destinatário do documento, podendo incluir nome completo, cargo, órgão, unidade administrativa ou setor responsável pelo recebimento.
O que é a individualização do ofício?
A individualização do ofício é a identificação do documento por número, ano, sigla ou referência temática, permitindo controle, rastreamento e organização interna.
Por que local e data são importantes no ofício?
Local e data são importantes porque situam o documento no tempo e no espaço, facilitando sua identificação, controle e eventual comprovação posterior.
Como deve ser o conteúdo do ofício?
O conteúdo do ofício deve ser claro, objetivo e suficientemente detalhado para expor a situação comunicada, a providência esperada e o contexto necessário ao entendimento do destinatário.
O ofício deve ser escrito em linguagem formal?
Sim. O ofício deve ser redigido em linguagem formal, respeitosa e técnica, evitando expressões coloquiais, gírias ou termos inadequados.
É recomendável citar fundamento legal no ofício?
Sim. Quando o ofício contiver solicitação, cobrança ou requerimento relevante, a indicação do fundamento legal pode reforçar a clareza e a legitimidade do pedido.
Como formular requerimentos em um ofício?
Os requerimentos devem ser apresentados de forma direta e específica, indicando exatamente a providência esperada, o prazo desejado e, quando cabível, as consequências do não atendimento.
O ofício pode fixar prazo para resposta?
Sim. O ofício pode estabelecer prazo para resposta ou cumprimento da providência solicitada, especialmente quando houver urgência ou risco de adoção de medida posterior.
É preciso indicar canal para resposta no ofício?
Sim. É recomendável indicar e-mail, endereço, setor, telefone ou outro meio adequado para retorno, a fim de facilitar a resposta do destinatário.
Quem deve assinar o ofício?
O ofício deve ser assinado pela pessoa que o emite ou por representante com poderes para subscrevê-lo, especialmente quando o documento for expedido em nome de empresa, entidade ou órgão.
Assinatura eletrônica é válida em ofício?
Sim. A assinatura eletrônica pode ser válida, desde que seja apta a demonstrar autenticidade, integridade e autoria do documento.
Como enviar um ofício?
O ofício pode ser enviado por correio, protocolo administrativo, e-mail, WhatsApp ou cartório de títulos e documentos, desde que o meio utilizado permita comprovar a entrega ou a ciência do destinatário.
Qual é a melhor forma de comprovar o recebimento de um ofício?
As formas mais seguras de comprovação incluem aviso de recebimento, protocolo assinado, confirmação escrita, recibo, registro cartorário ou outro meio idôneo de certificação da entrega.
É possível enviar ofício por e-mail ou WhatsApp?
Sim. O envio eletrônico é possível, especialmente quando esse canal já é utilizado entre as partes ou esteja previsto contratualmente, desde que seja possível demonstrar a ciência do destinatário.
Quando vale a pena registrar o ofício em cartório?
O registro em cartório pode ser útil quando se pretende reforçar a formalidade do documento e criar prova mais robusta da data, do conteúdo e do encaminhamento da comunicação.
Como organizar a redação de um ofício de forma eficiente?
Uma redação eficiente organiza o texto por assunto, expõe os fatos em ordem lógica ou cronológica, delimita o pedido e evita excesso de informações irrelevantes.
Quais são os elementos essenciais de um ofício eficaz?
Entre os elementos mais importantes estão cabeçalho, identificação do destinatário, assunto, corpo do texto, requerimento final, dados para resposta, qualificação do emitente e assinatura.
Por que o ofício é importante na prática jurídica e administrativa?
O ofício é importante porque formaliza comunicações relevantes, organiza pedidos e notificações, facilita a produção de prova documental e pode servir como etapa prévia a medidas judiciais ou administrativas.
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