Modelo de Recibo de Pagamento Simples | 2025 | Documento que comprova o pagamento feito a um funcionário, contendo valores, descontos e dados das partes para registro e transparência.
Um recibo de pagamento sem assinatura tem validade jurídica para comprovar a quitação da obrigação trabalhista?
Essa é uma das questões mais sensíveis no cotidiano da advocacia trabalhista, especialmente quando o advogado representa a empresa e precisa comprovar o pagamento de parcelas salariais. Em recentes julgados, os tribunais vêm reforçando que o simples documento desacompanhado de assinatura do empregado carece de validade, sendo ineficaz para demonstrar a quitação.
No TRT18, por exemplo, ficou assentado que:
DIREITO DO TRABALHO. RECURSO ORDINÁRIO. SALÁRIO. COMPROVAÇÃO DE PAGAMENTO POR RECIBO SEM ASSINATURA. ÔNUS DA PROVA DA EMPREGADORA. PARCIAL PROVIMENTO.(...) O recibo de pagamento apresentado pela reclamada não contém a assinatura do empregado, o que lhe retira a eficácia probatória quanto ao pagamento da obrigação trabalhista. A ausência de assinatura no recibo obriga a empregadora a apresentar outro meio idôneo de prova do pagamento, como o comprovante de depósito bancário (...).(TRT18, 0011725-75.2024.5.18.0015, Recurso Ordinário Trabalhista, Gentil Pio de Oliveira, 1ª Turma, julgado em 04/07/2025, publicado em 09/07/2025)
Na prática, o advogado pode adotar ensinamentos úteis:
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Sempre orientar a empresa a manter recibos com assinatura legível, física ou digital, e vinculados a cada transação.
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Caso haja ausência de assinatura, apresentar comprovantes de depósito, extratos da conta ou relatórios de fluxo de caixa que demonstrem a efetiva prestação de serviços e o recebimento.
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Garantir que cada recibo contenha valor numérico e valor por extenso, conferindo segurança ao meio de prova e clareza na descrição do objeto da obrigação.
Essas medidas fortalecem a experiência probatória e blindam o cliente de condenações decorrentes da falta de comprovação formal do pagamento.
A falta de impugnação ao recibo apócrifo torna o documento automaticamente válido para fins de prova de pagamento?
Não. Esse é um erro processual frequente. A ausência de impugnação não transforma o recibo inválido em prova eficaz. O TRT5 tratou diretamente desse ponto ao julgar que o simples fato de o documento não ter sido contestado não suprime a falta de assinatura ou de elementos que confirmem o efetivo recebimento.
RECURSO ORDINÁRIO SUMARÍSSIMO DA RECLAMADA. FÉRIAS, APRESENTAÇÃO DE RECIBO APÓCRIFO. INVALIDADE.A acionada apresentou recibo de férias apócrifo, que apesar não ter sido impugnado, deve ser considerado inválido. (...) Ressalte-se que o artigo 464 da CLT exige que o pagamento de salário seja feito contra um recibo assinado pelo empregado para que tenha validade como prova.(TRT5, 0000630-90.2023.5.05.0291, Recurso Ordinário - Rito Sumaríssimo, Cristina Maria Oliveira de Azevedo, 4ª Turma, julgado em 16/10/2025, publicado em 26/10/2025)
Sob a ótica prática, o advogado pode trabalhar com estratégias simples:
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Conferir documentos que sustentem o negócio, como notas fiscais de serviços, comprovantes de pagamentos, número da conta do recebedor e identificação do pagador.
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Estimular a adoção de recibos com assinatura eletrônica, agregando segurança e rastreabilidade nas transações.
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Usar exemplos concretos de trabalho ou prestação de serviço que demonstrem o vínculo da importância paga ao objeto contratual.
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Redigir cada recibo com leitura clara, contendo a forma de pagamento, o local, a quantia, os fins e a natureza do serviço, para evitar questionamentos sobre autenticidade.
Esse cuidado na elaboração dos comprovantes garante previsibilidade e reduz contestações, evitando que o cliente enfrente discussões infundadas sobre a validade dos pagamentos já efetuados.
Como o advogado pode estruturar a prova de pagamento quando o prestador de serviço é pessoa física e o recibo foi extraviado?
Quando o prestador de serviço é pessoa física e não há o recibo, a saída é montar um conjunto probatório coeso que demonstre a prestação, o valor, o meio e o recebimento. O advogado pode, por exemplo, juntar notas fiscais substitutivas (quando o profissional for autônomo com registro), comprovantes bancários, mensagens de confirmação ou e-mails sobre o serviço prestado.
Boas práticas incluem:
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Documentar cada pagamento em planilhas ou sistemas que relacionem valor numérico e valor por extenso, descrevendo o objeto e o fins da transação.
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Manter cópias digitais assinadas pelos compradores ou clientes, quando possível.
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Conectar o comprovante ao contrato ou à prestação de serviço, reforçando o nexo entre o valor e o trabalho realizado.
Esses elementos permitem ao advogado sustentar a regularidade da obrigação e evitar questionamentos quanto à sua inexistência, sobretudo em demandas em que o pagador é cobrado novamente.
De que forma um advogado pode prevenir litígios trabalhistas envolvendo comprovantes de pagamento e recibos não assinados?
A prevenção começa com a elaboração criteriosa dos documentos e a padronização interna da empresa quanto à emissão de recibos e comprovantes. O advogado pode criar modelos que contenham todos os elementos essenciais à validade, de forma que cada pagamento seja incontestável.
Alguns pontos práticos:
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Vincular o recibo a um contrato ou prestação de serviço específica, mencionando o produto ou serviços prestados e o valor pago;
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Estabelecer rotinas para coleta da assinatura física ou digital, com autenticação pelo sistema de folha de pagamento;
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Garantir que o recebedor declare expressamente o “recebi a quantia de...”, discriminando o valor por extenso, o número do documento, e o local da operação;
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Manter um arquivo digital seguro, permitindo o rastreio de todas as transações financeiras;
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E, principalmente, instruir o cliente quanto ao uso desses exemplos práticos para reduzir o risco de discussões sobre pagamentos futuros.
Assim, além de proteger o pagador, o advogado agrega segurança jurídica às relações de trabalho e comerciais, evitando que a falta de formalidade documental transforme uma experiência administrativa em um problema judicial.
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